ELIMINAR EL PAPEL DE LA EMPRESA

Las promesas de ahorro, sencillez de gestión y rapidez en los procesos que tiene multitud de implicaciones en el día a día de cualquier empresa y requiere de un estudio detallado y de un proceso de implantación bien planificado para que funcione correctamente.

Para eliminar todo el papel en una empresa es prácticamente imposible, hay que ir proceso a proceso y departamento a departamento, analizando qué podemos utilizar digitalmente y qué no, estudiando el beneficio real que nos reportará, si facilitará el trabajo y reducirá el tiempo que empleamos en él, puede que nos llevemos más de una sorpresa.

Integrar con el sistema de gestión: existen muchas soluciones de gestión documental, y muchas de ellas excelentes, pero creo que una de las claves que no hay que perder de vista es cómo se integrarán esos sistemas con nuestra aplicación de gestión corporativa, con la contabilidad, la facturación, cartera y gestión de clientes. Cuantos menos pasos haya que dar para vincular documentos e información mejor.
Contar con un buen hardware: aunque el ideal debe ser evitar la digitalización, será prácticamente imposible evitar escanear los documentos en papel, sobre todo al comienzo del proceso. Es clave entonces disponer de dispositivos que nos permitan digitalizar y procesar un documento (en el sentido digital de archivar o indexar) lo más rápidamente posible. Si tardamos más en digitalizar un documento que en procesarlo de la forma tradicional no vamos bien, necesitamos escáneres rápidos, con conectividad de red y con sistemas de almacenamiento y distribución de la información automatizados que faciliten y aceleren la tarea.
Es un proceso complejo, que trata de mejorar la forma en la que trabajamos.