GESTION DOCUMENTAL

La gestión documental promete: ahorro de costes, las mejoras en los procesos de trabajo, la agilidad…
Supone adoptar otras medidas de mayor calado que la simple digitalización de papeles, medidas que afectan a cómo realizamos nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en él.
Principales áreas que engloba un sistema de este tipo:

Digitalización e indexación de documentos: la digitalización o el almacenamiento digital con algún método de referenciación o indexación (automático o no), que nos permita localizar facilmente la documentación que necesitamos.
Enlace con el sistema de gestión: aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa están relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramos duplicar el trabajo y facilitamos la búsqueda de información, puesto que la efectuaremos desde la misma aplicación con la que gestionamos nuestra compañía.
Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. De facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para su revisión, de gerencia al departamento técnico… Los papeles pasan por muchas manos. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar todo ese vaivén de documentación reduciendolo al mínimo o elminandolo completamente.

Y ahora la pregunta, ¿encaja algo así en una pyme? Pues depende, y depende del tamaño que tenga, del volumen de documentación que maneje y de lo definidos que tenga sus procesos productivos. Se puede empezar trabajando en áreas concretas, pero si queremos rentabilizar una inversión de estas características, el objetivo debería ser funcionar con el paquete completo, que es el que nos permitirá mejorar nuestro rendimiento y rentabilizar la inversión que hagamos.

Software de contabilidad gratuito: KEME

Keme Contabilidad, un software de contabilidad multiplataforma (Windows y Linux), de código abierto, GRATUITO y completamente en castellano.

Es una aplicación multiempresa y multiusuario que puede utilizar como motores de base de datos tanto MySQL como PostgreSQL si buscamos un entorno multiusuario, o bien, SQLITE si sólo necesitamos utilizar el programa desde un puesto y buscamos la máxima simplicidad en la instalación.
Destacan las funciones siguientes:

Planes de cuentas: está adaptado al nuevo Plan General de Contabilidad, aunque permite configurarlo a gusto del consumidor e incorporar planes de cuentas sectoriales (de hecho alguno lleva ya).
Operaciones: libros de facturas, registro de IVA, cuadres, apertura y cierre de ejercicios automática, amortizaciones, cuentas anuales normales o abreviadas, cuadros de vencimiento para cuentas y contabilidad analítica.
Listados e informes: a parte de contar con varios informes predefinidos y con ciertas posibilidades de personalización, al trabajar con bases de datos estándar permite el acceso mediante, por ejemplo, el gestor de bases de datos de OpenOffice, brindando la posibilidad de diseñar los informes completamente a nuestro gusto.
Utilidades: posibilidad de configurar asientos automáticos, renumerar asientos, copia de seguridad, importar información desde archivos de texto u hojas de cálculo. Posibilidad de exportar todos los informes a PDF.

El programa es realmente muy completo. Como pegas, por poner alguna, comentar que no dispone de enlaces con otras aplicaciones de gestión tipo ERP.