La gestión documental promete: ahorro de costes, las mejoras en los procesos de trabajo, la agilidad…
Supone adoptar otras medidas de mayor calado que la simple digitalización de papeles, medidas que afectan a cómo realizamos nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en él.
Principales áreas que engloba un sistema de este tipo:
Digitalización e indexación de documentos: la digitalización o el almacenamiento digital con algún método de referenciación o indexación (automático o no), que nos permita localizar facilmente la documentación que necesitamos.
Enlace con el sistema de gestión: aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa están relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramos duplicar el trabajo y facilitamos la búsqueda de información, puesto que la efectuaremos desde la misma aplicación con la que gestionamos nuestra compañía.
Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. De facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para su revisión, de gerencia al departamento técnico… Los papeles pasan por muchas manos. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar todo ese vaivén de documentación reduciendolo al mínimo o elminandolo completamente.
Y ahora la pregunta, ¿encaja algo así en una pyme? Pues depende, y depende del tamaño que tenga, del volumen de documentación que maneje y de lo definidos que tenga sus procesos productivos. Se puede empezar trabajando en áreas concretas, pero si queremos rentabilizar una inversión de estas características, el objetivo debería ser funcionar con el paquete completo, que es el que nos permitirá mejorar nuestro rendimiento y rentabilizar la inversión que hagamos.
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