GESTION DOCUMENTAL

La gestión documental promete: ahorro de costes, las mejoras en los procesos de trabajo, la agilidad…
Supone adoptar otras medidas de mayor calado que la simple digitalización de papeles, medidas que afectan a cómo realizamos nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en él.
Principales áreas que engloba un sistema de este tipo:

Digitalización e indexación de documentos: la digitalización o el almacenamiento digital con algún método de referenciación o indexación (automático o no), que nos permita localizar facilmente la documentación que necesitamos.
Enlace con el sistema de gestión: aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa están relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramos duplicar el trabajo y facilitamos la búsqueda de información, puesto que la efectuaremos desde la misma aplicación con la que gestionamos nuestra compañía.
Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. De facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para su revisión, de gerencia al departamento técnico… Los papeles pasan por muchas manos. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar todo ese vaivén de documentación reduciendolo al mínimo o elminandolo completamente.

Y ahora la pregunta, ¿encaja algo así en una pyme? Pues depende, y depende del tamaño que tenga, del volumen de documentación que maneje y de lo definidos que tenga sus procesos productivos. Se puede empezar trabajando en áreas concretas, pero si queremos rentabilizar una inversión de estas características, el objetivo debería ser funcionar con el paquete completo, que es el que nos permitirá mejorar nuestro rendimiento y rentabilizar la inversión que hagamos.

Software de contabilidad gratuito: KEME

Keme Contabilidad, un software de contabilidad multiplataforma (Windows y Linux), de código abierto, GRATUITO y completamente en castellano.

Es una aplicación multiempresa y multiusuario que puede utilizar como motores de base de datos tanto MySQL como PostgreSQL si buscamos un entorno multiusuario, o bien, SQLITE si sólo necesitamos utilizar el programa desde un puesto y buscamos la máxima simplicidad en la instalación.
Destacan las funciones siguientes:

Planes de cuentas: está adaptado al nuevo Plan General de Contabilidad, aunque permite configurarlo a gusto del consumidor e incorporar planes de cuentas sectoriales (de hecho alguno lleva ya).
Operaciones: libros de facturas, registro de IVA, cuadres, apertura y cierre de ejercicios automática, amortizaciones, cuentas anuales normales o abreviadas, cuadros de vencimiento para cuentas y contabilidad analítica.
Listados e informes: a parte de contar con varios informes predefinidos y con ciertas posibilidades de personalización, al trabajar con bases de datos estándar permite el acceso mediante, por ejemplo, el gestor de bases de datos de OpenOffice, brindando la posibilidad de diseñar los informes completamente a nuestro gusto.
Utilidades: posibilidad de configurar asientos automáticos, renumerar asientos, copia de seguridad, importar información desde archivos de texto u hojas de cálculo. Posibilidad de exportar todos los informes a PDF.

El programa es realmente muy completo. Como pegas, por poner alguna, comentar que no dispone de enlaces con otras aplicaciones de gestión tipo ERP.

Dominios .tel

Los dominios .tel se han creado con el objetivo de convertirse en un estándar a la hora de almacenar y distribuir esta información en la red y acaba de abrirse la veda para hacerse con ellos.

No es raro que las empresas cambien o añadan vías de contacto con clientes y proveedores. Nuevas direcciones de correo electrónico, mensajería instantánea, fax o teléfono, a las que podemos añadir nuevas páginas web relacionadas con la empresa, cambios de ubicación de oficinas o apertura de otras nuevas, etc. El problema principal es cómo hacer llegar estos cambios a todas aquellas personas interesadas. Podemos actualizar nuestra página web o comunicarlos telefónicamente o por e-mail, pero este tipo de dominios nacen con la intención de simplificar este proceso.


No son dominios al uso, no están pensados para que nos envíen a una página web tradicional, sino a un lugar en el que aparezcan todos tus datos de contacto, tal y como os comentaba en el párrafo anterior, permitiendo por un lado que todo el mundo sepa que en “tu dominio.tel” van a encontrar tus datos de contacto y por otro facilitando el mantenimiento y actualización de éstos por tu parte de la forma más sencilla posible, con un aspecto parecido al de la imagen que os pongo a continuación.

Están pensados para el acceso a través de cualquier navegador y sobre todo desde los dispositivos móviles. De momento y hasta el tres de febrero de 2009, sólo pueden registrarlos aquellas empresas o particulares que puedan acreditar la propiedad de la marca que quieran utilizar, para evitar en lo posible los conocidos robos de nombres para luego lucrarse con su venta. A partir de esta fecha deja de ser necesaria esta acreditación.

Si pensáis que vuestro nombre o marca comercial puede estar en riesgo, ahora tenéis la oportunidad de reservarlo durante tres años. En IBC os ayudamos a hacer esa gestion.