1. No uses el correo que te da tu proveedor de telefonía, ADSL o cable. Son servicios de dudosa calidad y su única finalidad es hacerte cautivo de sus servicios.
2. Usa una única dirección principal y ten a mano otra como dirección de emergencia, a ser posible en otro proveedor diferente. Si surgen problemas con la primera, siempre puedes echar mano de la segunda.
3. Procura no cambiar de dirección salvo que no te quede más remedio ¿Crees que es fácil avisar a todos tus contactos y qué estos anoten tu nueva dirección sin perder ningún correo?
4. Descarta los proveedores que te ofrezcan poco espacio en en el buzón de correo. Menos de 2 Gb por cuenta no merece la pena, si no quieres estar todo el día pendiente de borrar correos.
5. No montes un servidor de correo propio si no es estrictamente necesario. Si tu negocio no es ofrecer correo electrónico a terceros ¿Por qué complicarse la vida montando un servidor propio en lugar de dedicar todo nuestro esfuerzo a nuestro núcleo de negocio?
6. Piensa qué proveeor eliges porque a lo mejor tus mensajes van propagando publicidad de sus servicios (horóscopo, sexo, viajes,...) y tu ni te has enterado ¿Qué pensarán tus clientes y proveedores?
7. Usa el correo electrónico con sentido común y verás tu productividad aumentar. Menos tiempo colgado del teléfono y menos interrupciones a lo largo del día.
8. Créate un hábito de leer el correo a determinadas horas del día y deshabilita las ventanas emergentes, sonidos y otras alertas que salen cada vez que llega un email: Cada cierto número de horas, al primera hora de la mañana, mediodía,...
9. No envíes todos tus correos con prioridad alta y urgente porque se perderá el efecto deseado al etiquetar los correos. Para temas urgentes de verdad, usa el chat o el teléfono.
10. Cuando envíes un email, no llames por teléfono para decir que has enviado un email.
11. No borres correos si te sobra espacio en el buzón, no se sabe cuándo se puede necesitar un correo que hemos recibido o enviado hace tiempo.
12. Busca y etiqueta, en lugar de ordenar en carpetas. Para mí son más prácticas las etiquetas y el buscador de Gmail a cualquier estructura de carpetas de otros sistemas.
13. Si envías correos a grupos de usuarios frecuentemente, aprovecha las ventajas que pueda ofrecerte tu sistema para crear grupos y no tener que teclear las direcciones una por una.
14. Sigue las normas de nettiqueta básica a la hora de escribir correos: No escribas en mayúsculas porque estarás gritando, contesta de manera ordenada para poder seguir el hilo de la conversación, utiliza el campo BCC (blind carbon copy o copia oculta) para mantener la privacidad de las direcciones de los contactos.
15. No sigas las cadenas de emails absurdas, sólo conseguirás darles a los spammers lo que ellos quieren: Hacernos perder el tiempo y nuestro dinero.
16. No respondas a los correos sospechosos, es más ni siquiera los abras. En caso de duda, si es alguien conocido, contacta con él para ver si te ha enviado el correo.
17. No abras los correos con spam porque los que los envían tienen mecanismos para saber si lo has descargado o no para seguir bombardeándote con su basura.
18. Desvía tu cuenta a la de alguien que pueda atender tu correo si te vas de vacaciones y vas a estar desconectado. No causa muy buena impresión dejar el correo desatendido varias semanas y cuando veas la bandeja de entrada al llegar, quizá pienses que necesitas otras vacaciones.
19. Hablando de vacaciones: No utilices un sistema de respuesta automática para todos los correos cuando te ausentes. Mejor que sea sólo para los contactos de tu agenda y evitarás darle comida a los spammers.
20. Si estás de mal humor, no escribas y envíes correos en caliente. Recuerda el dicho, las palabras se las lleva el viento, pero lo escrito permanece (verba volant scripta manent).
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